الإدارة العامة للتدريب التقني والمهني بمنطقة تبوك هي الجهة المعنية بالإشراف على المنشآت التدريبية بالمنطقة لضمان تقديم برامج تدريبية تقنية ومهنية بالكفاية والجودة العالية التي تؤهل المتدربين للحصول على عمل مناسب، وتوجيه القطاع الخاص للاستفادة من مخرجات المنشآت التدريبية من خلال بناء شراكات استراتيجية مع قطاع الأعمال.
مهام الإدارة :
1- إعداد الخطط السنوية للتدريب التقني والمهني بالمنطقة في إطار الأهداف والسياسيات العامة للمؤسسة ، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
2- متابعة تنفيذ خطط وسياسات الإدارات العامة في المؤسسة وفق آلية العمل المعتمدة .
3- الإشراف على تنفيذ الأنظمة والتعليمات وتقديم الاقتراحات اللازمة لتعديلها وتطويرها وفقاً للحاجة .
4- متابعة سير العمل في المنشآت التدريبية والإدارية التابعة للإدارة والتأكد من كفاءة وفعالية الأداء فيها والتنسيق بين نشاطاتها لتحقيق الانسجام والتكامل بينها .
5- دراسة احتياجات سوق العمل في المنطقة من البرامج التدريبية وتقديم الاقتراحات الملائمة بشأن إحداث أو إلغاء بعض البرامج أو التخصصات أو التوسع فيها أو تقليصها .
المهام والمسؤوليات الداخلية
نائب المدير العام:
الدور الرئيس:
الإشراف المباشر وم تابعة الأعمال التنفيذية بالإضافة إلى القيام بأعمال المدير العام حال غيابه.
الارتباط التنظيمي:
يرتبط بمدير عام التدريب التقني والمهني بالمنطقة
المهام:
- المساهمة في إعداد الخطط والميزانية السنوية لنشاطات الإدارة العامة بالمنطقة في إطار الأهداف والسياسات العامة للمؤسسة..
- الإشراف المباشر ومتابعة الأعمال التنفيذية.
- القيام بأعمال المدير العام في حالة غيابه.
- توجيه المعاملات الواردة للإدارات المعنية.
- المتابعة مع مديري الإدارات بالإدارة لإنجاز أعمالهم المناطة بهم.
- إعداد تقويم الأداء الوظيفي لمديري الوحدات الإدارية.
- دراسة مشكلات العمل بالتنسيق مع لمديري الوحدات الإدارية ووضع الحلول المناسبة لها.
- إعداد تقرير الإنجازات للإدارة بالتنسيق مع مديري الوحدات الإدارية.
- القيام بأية مهام أخرى يكلف بها.
مساعد مدير عام التدريب التقني والمهني للبنات بالمنطقة:
الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير عام التدريب التقني والمهني بالمنطقة
المهام:
- الإشراف على سير العملية التدريبية بالمنشآت التدريبية للبنات بالمنطقة.
- تمثيل الإدارة العامة للتدريب التقني والمهني في المشاركات والبرامج النسائية بالمنطقة المشاركة في إعداد الخطط السنوية للإدارة العامة بالمنطقة، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- المشاركة في إعداد التقارير اللازمة عن مستويات الانجاز بالمنشآت التدريبية للبنات بالمنطقة، وتقديم الاقتراحات المناسبة لتطويرها.
- متابعة أعمال التشغيل للوحدات التدريبية الجديدة للبنات والرفع بالتقارير الخاصة لمدير عام المنطقة.
- القيام بالزيارات الإشرافية لكليات البنات بالمنطقة، والإشراف على أعمال بدء التدريب والاختبارات بالمنشآت التدريبية للبنات بالمنطقة.
- تقديم الدعم والمساندة لمشرف التنسيق الوظيفي بالإدارة العامة عند التواصل مع قطاع الأعمال للتعرف على احتياج سوق العمل لقطاع البنات.
- تقديم الدعم والمساندة لمشرفات الإدارة العامة للجودة وإدارة الجودة بالإدارة العامة بالمنطقة عند متابعة أعمال الجودة وتنفيذ خطط التحسين بالمنشآت التدريبية للبنات بالمنطقة.
- معالجة الشكاوى والتحديات التي تتعلق بالمنشآت التدريبية للبنات بالمنطقة.
- الاشراف على المشاركة في الأنشطة والبرامج والفعاليات بالمنشآت التدريبية للبنات بالتنسيق مع الإدارة المختصة بإدارة المنطقة.
- القيام بأية مهام أخرى تكلف بها المساعدة في مجال اختصاصها.
المنشآت التدريبية:
الدور الرئيس:
الإشراف على شؤون المنشآت التدريبية في المنطقة..
الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير عام التدريب التقني والمهني بالمنطقة
المهام:
- متابعة تشكيل مجالس المنشآت التدريبية واللجان العلمية للتخصصات التقنية بالمنشآت التدريبية.
- التوصية بتعليق التدريب او تحويل التدريب عن بعد على مستوى المنشآت التدريب في حال الظروف الطارئة والاحوال الجوية بناءً على المعلومات الواردة من الجهات الرسمية والرفع لمدير عام الإدارة بذلك.
- المشاركة في تقديم كافة الخدمات الإدارية والفنية والمالية لمختلف الوحدات التابعة للإدارة والمنشآت التدريبية بالمنطقة وفقاً للصلاحيات الممنوحة واللوائح والقواعد المعمول بها.
- تحضير الإجراءات والأدوات اللازم لتكليف وكلاء ورؤساء الأقسام في المنشآت التدريبية ومنسقي الكليات التقنية للبنات.
- المشاركة في دراسة احتياجات سوق العمل في المنطقة من البرامج التدريبية وتقديم الاقتراحات الملائمة بشأن إحداث أو إلغاء بعض البرامج أو التخصصات أو التوسع فيها أو تقليصها، إعداد التقارير اللازمة عن مستويات الانجاز والأداء في وحدة المنشآت التدريبية وتقديم الاقتراحات المناسبة لتطويرها ورفعها إلى مدير عام الإدارة بالمنطقة.
المراجعة الداخلية:
الدور الرئيس:
سلامة أنظمة الرقابة الداخلية وفاعليتها.
الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير عام التدريب التقني والمهني بالمنطقة
المهام:
- التأكد من التزام الإدارة العامة بالمنطقة بالأنظمة واللوائح والتعليمات والإجراءات المالية، والتحقق من كفايتها وملاءمتها.
- تحديد مواطن سوء استخدام الإدارة العامة بالمنطقة لمواردها المادية والبشرية، وتقديم ما يمكن لمعالجتها وتلافيها مستقبلاً.
- فحص المستندات الخاصة بالمصروفات والإيرادات بعد إتمامها للتأكد من كونها صحيحة ونظامية.
- فحص السجلات المحاسبية للتأكد من انتظام القيود وصحتها وسلامة التوجيه المحاسبي.
- مراجعة العقود والاتفاقيات المبرمة التي تكون الإدارة العامة بالمنطقة طرفاً فيها للتأكد من مدى التقيد بها.
- مراجعة أعمال المستودعات، وفحص دفاترها وسجلاتها ومستنداتها، والتحقق من أن الجرد والتقويم وأساليب التخزين قد تمت وفقاً للقواعد والإجراءات المقررة.
الاتصال المؤسسي:
الدور الرئيس:
متابعة كل ما يتعلق بالتدريب التقني والمهني في المجتمع المحلي ووضع الخطط لتحسين الصورة الذهنية عن المؤسسة ونشاطاتها المختلفة من خلال تقديم معلومات موثوقة وصحيحة
الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير عام التدريب التقني والمهني بالمنطقة
المهام:
- تولي مسؤولية تنسيق الاتصال بوسائل الأعلام، وتعمل على جمع المعلومات المتعلقة بنشاطات الإدارة والمؤسسة التي تتعلق بالاهتمامات المحتملة للمجتمع وترتيب الإعلان عنها.
- تطبق السياسات التوجيهية المنظمة للتصريحات والمشاركات الإعلامية للموظفين حين المشاركة بقضايا المجتمع وخصوصاً حين ربط المشاركات بالمؤسسة.
- تسخير كافة الجهود الإعلامية لتحسين الصورة الذهنية للتدريب التقني والمهني بالمنطقة بشكل مستمر.
- التواصل مع وسائل الإعلام بالمنطقة وتعقد شراكات إعلامية وفق اللوائح المنظمة لذلك.
- تقدم الإدارة مبادرات وحملات لنشر ثقافة التدريب التقني والمهني بالمنطقة.
- تقوم الإدارة باستخدام جميع وسائل وقنوات الاتصال الجديد للتواصل مع منسوبيها ومنسوبي المجتمع المحلي.
جودة التدريب:
الدور الرئيس:
السعي لضمان تحسين المخرجات في المنشآت التدريبية ولتحسين الخدمة للعملاء، وخلق بيئة عمل مناسبة.
الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير عام التدريب التقني والمهني بالمنطقة
المهام:
- نشر ثقافة الجودة والاعتماد في المنطقة.
- متابعة عمليات قياس مدى جاهزية المنشآت التدريبية لبدء التدريب بالمنطقة.
- متابعة عمليات بدء التدريب في المنشآت التدريبية.
- متابعة ضبط جودة العملية التدريبية للتدريب الصباحي والتدريب المسائي وفق المنهجيات المعتمدة.
- المساهمة في تهيئة المنشآت التدريبية على متطلبات الاعتمادات )المؤسسي - البرامجي(.
- متابعة تنفيذ مؤشرات الأداء بالمنشآت التدريبية وخطط التحسين اللازمة.
- متابعة معالجة الملاحظات وفق تقارير المنشآت التدريبية والزيارات الميدانية بالتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة.
- إعداد تقارير عن أداء منشآت التدريب في المنطقة وفق أعمال ومتطلبات الجودة.
- قياس مستوى جودة المخرجات ومتابعة تنفيذ خطط التحسين وفق الضوابط المحددة.
خدمة العملاء:
الدور الرئيس:
الالتزام بالتميز والأخلاقيات في تقديم خدمة العملاء
الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير عام التدريب التقني والمهني بالمنطقة
المهام:
- القيام بالرد على الاستفسارات عبر قنوات متنوعة.
- تحديد احتياجات ومتطلبات العملاء ومحاولة التفوق على توقعاتهم.
- وضع آلية واضحة وفعالة للتعامل مع اقتراحات وشكاوى المستفيدين بشكل سريع.
- قياس مستوى رضا العملاء بشكل دوري بغرض التحسين المستمر للخدمات.
- إدارة شكاوى المستفيدين واقتراحاتهم وضمان البت فيها بطريقة سريعة وفعالة.
- تقوم الإدارة بتحديد العملاء المستهدفين لتحديد مسار العمل.
- تحوير بعض خدمات العملاء إلى خدمات إلكترونية تقدم عن بعد دون الحاجة إلى مراجعة الإدارة.
- تقوم الإدارة بتعزيز العلاقات مع المستفيدين من خلال إقامة أنشطة وبرامج اجتماعية وثقافية.
تقنية المعلومات:
الدور الرئيس:
المساهمة في أتمته وتطوير الأنظمة والخدمات المعلوماتية وما يلزم لتسهيل أعمال الإدارة العامة في المنطقة.
ا لارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير عام التدريب التقني والمهني بالمنطقة
المهام:
- توفير الدعم الفني لمنسوبي الإدارة العامة بالمنطقة.
- الإشراف على برامج التدريب الإلكتروني، بالتنسيق مع مركز التدرب الإلكتروني.
- المساهمة في أتمته الأعمال الإدارية في الإدارة العامة بالمنطقة وذلك بتصميم البرامج ونظم المعلومات اللازمة، والعمل على تطويرها بصورة منتظمة.
- توفير الخدمات المعلوماتية، لمنسوبي الإدارة وتمكينهم من الحصول عليها بأبسط الطرق الممكنة في مجال تقنية المعلومات.
- توفير الخدمات التدريبية المساندة باستخدام الحاسب في كافة القطاعات التقنية التابعة للإدارة العامة بالمنطقة من كليات ومعاهد تدريب.
- المشاركة في وضع نظام للتشغيل والصيانة الدورية والطارئة للحاسب الآلي والطرفيات وأجهزة الاتصالات والأجهزة المساعدة.
- المساهمة في ضبط النواحي الأمنية لشبكة الحاسب، والمحافظة على أمن المعلومات، وتنظيم تداولها وفقاً للتعليمات المعتمدة.
- إعداد المواصفات الفنية للأجهزة والبرامج ومستلزمات الحاسب الآلي التي تحتاجها الإدارة العامة بالمنطقة، والمشاركة في استلامها والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة.
- دعم المستفيدين وتقديم الخدمات لهم والعمل على حل المشاكل التي تواجههم وعقد الدورات التدريبية اللازمة لهم.
التدريب والتطوير:
الدور الرئيس:
الإشراف المباشر ومتابعة الأعمال التنفيذية بالإضافة إلى القيام بأعمال المدير العام حال غيابه.
الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير عام التدريب التقني والمهني بالمنطقة
المهام:
- تطبق الإدارة آليات محددة لتوثيق ومتابعة وتقييم فاعلية أنشطتها في مجال الشراكات وفق مؤشرات أداء محددة وتعد تقارير تسهم في تحسين الأداء.
- تتيح الإدارة لأصحاب العمل والهيئات المهنية المحلية فرصة المشاركة الفاعلة في دعم أنشطتها.
- تقدم الإدارة برامج ومبادرات تشاركية متنوعة مع المجتمع المحلي بما يسهم في تنمية ريادة الأعمال.
- تقوم الإدارة بتوقيع مذكرات تفاهم بين المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني وجهات التوظيف وايضا مع الجهات ذات العلاقة لتوفير فرص وظيفية للخريجين للتخصصات التي تدرب عليها في الوحدة التدريبية.
- تقوم الإدارة بقياس مدى رضا جهات التوظيف عن الخريجين في المنشآت التدريبية بالمنطقة وتضع خططاً للتحسين.
- المشاركة في وضع خطط العمل والبرامج اللازمة لتنظيم خدمات المتدربين من قبول وتسجيل وأنشطة غير صفية وإرشاد وتدريب تعاوني وتنسيق للخريجين.
- المشاركة في تحديد الأنشطة وتنويعها وتنفيذها وتقويمها وتطويرها بشكل مستمر.
- المشاركة في تطوير دور ا لإرشاد والتوجيه المهني للمتدربين داخل الوحدات التدريبية.
- تطبيق السياسات والأنظمة واللوائح والتعليمات المعتمدة في مجال خدمات هيئة التدريب
- وضع التنظيمات المشجعة لقطاع الأعمال لاستضافة أعضاء هيئة التدريب لاكتساب الخبرة العملية.
- التواصل الفعال مع المدربين لقياس وزيادة الرضا الوظيفي، بالتنسيق مع قيادات المنشآت التدريبية بالمنطقة.
التدريب الأهلي:
الدور الرئيس:
تشجيع القطاع الأهلي للاستثمار في التدريب بما يسهم في سد حاجة سوق العمل من القوى البشرية المؤهلة
الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير عام التدريب التقني والمهني بالمنطقة
المهام:
- الإشراف على تطبيق السياسات والأنظمة واللوائح والتعليمات المعتمدة في مجال التدريب الأهلي.
- المساهمة في إعداد المعايير واللوائح والإجراءات اللازمة لتنظيم التدريب في القطاع الأهلي وحفز الاستثمار فيه، ومتابعة تطبيقها بعد اعتمادها.
- القيام بعمليات الترخيص للقطاع الأهلي ب، والإشراف عليه، وفق الضوابط واللوائح المعتمدة.
- الإشراف على تقييم واعتماد المدربين العاملين في منشآت التدريب الأهلية وفق الإجراءات والضوابط المحددة.
- الإشراف على تقييم واعتماد البرامج التدريبية المنفذة في منشآت التدريب الأهلية وفق الإجراءات والضوابط المحددة.
- الإشراف على تقويم العملية التدريبية في منشآت التدريب الأهلية، بشكل دوري بالمنطقة.
- تشجيع معاهد ومراكز التدريب الأهلية للحصول على اعتراف من جهات دولية معتمدة.
- الإشراف على جمع وتحديث البيانات والمعلومات المتعلقة بمنشآت التدريب الأهلية بالمنطقة – قاعدة بيانات –وتنظيمها وحفظها بشكل يساعد على سرعة وسهولة الرجوع إليها والاستفادة منها.
- إعداد تقارير دو رية عن أنشطتها وإنجازاتها، واقتراح تطوير الأداء فيها، ورفعها لمدير عام المنطقة لاتخاذ اللازم بشأنها.