الإدارة العامة لشئون المتدربين

الهيكل الإداري

إدارة القبول والتسجيل

إدارة التوجيه والإرشاد

-إدارة صندوق الطالب الرئيسي للكليات التقنية

إدارة الأنشطة

إدارة علاقات المتدربين

الإدارات المساندة هي:

آلية مواعيد القبول (فوري+ مبدئي) بالكليات ومعاهد التدريب

لتحميل النماذج المتعلقة بالإدارة

الإدارة العامة لشئون المتدربين

الهدف :

تهيئة المناخ الملائم للمتدربين وتنظيم شؤونهم وحل المشكلات التي تعترضهم لتحقيق الاستفادة الكاملة من برامج التعليم الفني والتدريب المهني بما يخدم أهداف المؤسسة في هذا المجال .

الإرتباط التنظيمي:

ترتبط بنائب المحافظ للتعليم والتدريب

المهام:

ويتبع للإدارة العامة لشئون المتدربين خمس إدارات رئيسية وثلاث إدارات مساندة كما يلي:

الإدارات الرئيسية:

إدارة القبول والتسجيل

أهداف ومهام إدارة القبول والتسجيل

الهدف:

التأكد من سلامة تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات والقرارات المتعلقة بتنظيم شؤون القبول والتسجيل والاختبارات بالوحدات التدريبية .

المهام :

•  الإشراف على تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات والقرارات الصادرة والمتعلقة بشئون القبول والتسجيل والاختبارات للوحدات التدريبية.

•  اقتراح القواعد والأسس وتحسين وتطوير اللوائح المنظمة لشؤون القبول والتسجيل والاختبارات.

•  إعداد التقويم التدريبي للوحدات التدريبية وتحديد آلية لتنظيم مواعيد القبول والتسجيل .

•  دراسة التقارير الواردة من المجالس والوحدات التدريبية والمتعلقة بشؤون القبول والتسجيل وتحليلها وإعداد خلاصات بذلك بإقامة لقاءات وورش عمل ورفع التوصيات إلى صاحب الصلاحية لإقرارها.

•  إعداد الإحصائية الفصلية عن المتدربين المتقدمين والمقبولين والمنتظمين والمتوقع تخرجهم في كل فصل تدريبي لجميع الوحدات التدريبية بالتنسيق مع الإدارات والوحدات ذات العلاقة.

•  دراسة الإحصاءات المتعلقة بمدى الإقبال على برامج التدريب بوحدات المؤسسة وإبداء الرأي في الحاجة إلى إحداث أو إلغاء بعض هذه البرامج أو توسيعها أو تقليصها

•  دراسة ما يحال إلى الإدارة من مشكلات تتعلق بشئون القبول والتسجيل واقتراح الحلول المناسبة لها.

•  المصادقة على صحة التوقيع والختم الرسمي على وثائق وسجلات خريجي الوحدات التدريبية .

•  المصادقة على وثائق وسجلات بدل الفاقد والتالف أو تعديل بيانات شخصية لخريجي الوحدات الغير تابعة لمجلس تعليمي

•  معادلة الشهادات دون الجامعية استنادا على دليل المعادلات الصادر من وزارة التربية والتعليم.

•  تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد والأدوات ومتابعة توفيرها.

•  إعداد تقارير الخطة الزمنية والمالية للإدارة و نشاطاتها وإنجازاتها واقتراح تطوير الأداء فيها.

•  إعداد الأسئلة والأجوبة للمتقدمين لوظائف القبول والتسجيل والمشاركة بالمقابلة الشخصية

•  القيام بمهام أخرى تكلف بها الإدارة في مجال تخصصها .

نماذج التحميل

إدارة التوجيه والإرشاد

الهدف :

الهدف العام (( توفير الإرشاد والتوجيه الملائم للمتدرب والعمل على حل المشكلات التي قد يتعرض لها لتكوين متدرب صالح )) .

المهام :

1.وضع الخطط اللازمة لتوفير الأعداد المطلوبة من المرشدين في الوحدات التعليمية .

2.الإشراف على حركة نقل وتوظيف المرشدين .

3.إجراء المقابلة للمتقدمين لوظيفة الإرشاد بعد وضع الشروط والضوابط للمتقدمين .

4.صياغة الخطط والمهام واللوائح والاستمارات الخاصة بالإرشاد وتعميم المناسب منها عن طريق برنامج في الحاسب الآلي .

5.تكوين قاعدة معلومات عن الإرشاد والمرشدين في وحدات المؤسسة .

6.إعداد الميزانية الخاصة للبرامج العامة للتوجيه والإرشاد .

7.العمل على تهيئة الظروف المناسبة لكي يقوم المرشد الطلابي بعمله على الوجه المطلوب ومساعدته للتغلب على العقبات والمشكلات التي قد تعترض مجال عمله .

8.القيام بجولات إشرافية وأخرى تقيميه لتعزيز جوانب الإرشاد والاطمئنان على العمل بالخطط الإرشادية .التنسيق والتعاون مع الإدارات ذات العلاقة بالإرشاد والتوجيه لتتكامل العملية التربوية في منظومة واحدة .

9.الإشراف على تطوير أداء المرشدين وتدريبهم .

10.التنسيق والتعاون مع الإدارات ذات العلاقة بالإرشاد والتوجيه لتتكامل العملية التربوية في منظومة واحدة .

11.الإشراف على البرامج والمشروعات والبحوث والدراسات والاستبانات التي يتم عملها لتطوير العمل الإرشادي أو تخص بعض السلوكيات بين المتدربين .

12.المشاركة في اللجان التربوية التي يتم التكليف بها .

13.الإشراف على النشرات والإصدارات والمحاضرات والندوات التوجيهية التي تعقد في مجال الإرشاد .

14.إعداد تقارير دورية عن الإرشاد والتوجيه .

علاقة الإرشاد والتوجيه بالإدارات الأخرى في الإدارة العامة لشؤون المتدربين يرتبط الإرشاد والتوجيه بالإدارات الأخرى ارتباطا تكاملياً عن طريق ما يلي :

1.التعاون مع الأنشطة في تنمية بعض الجوانب الإرشادية .

2.التعاون مع صندوق الطالب في سد احتياج ذوي الاحتياجات الخاصة .

3.التعاون مع القبول والتسجيل في تعريف المتدرب بحقوقه .

4.التعاون مع علاقات المتدربين في تسهيل الخدمات الإرشادية لهم .

5.التعاون مع الإسكان في إرشاد المتدربين في الوحدات السكنية .

الإرشاد في الكليات :
يتفق الإرشاد في الكليات مع الإرشاد في المعاهد الفنية والمراكز المهنية من حيث مهام المرشد في معظمها إلا أن الإرشاد في الكليات يضاف إليه الإرشاد الأكاديمي . لذا من المناسب توزيع دليل التوجيه والإرشاد الأكاديمي ( كليات المعلمين ) الصادر من وزارة المعارف على المرشدين في الكليات التقنية خلال هذا العام ليتم صياغة الأنسب لكليات التقنية مستقبلاً . وكذلك نشره تعريفية بالإرشاد والتوجيه الأكاديمي والتربوي في الكلية والخدمات التي يقدمها للمتدربين في الكليات

الاستمارات والسجلات :
تمت صياغة بعض النماذج والاستمارات للإرشاد ونسعى لاتمام المتبقي ومن هذه الاستمارات

1.نموذج تقويم الأداء الوظيفي للمرشد الطلابي .

2.نموذج زيارة إشرافية وأخرى تعميمية .

3.نموذج مقابلة المرشد .

4.استمارة دراسة للحالات الخاصة .

5.استمارة اختبار المتقدمين للعمل في مجال الإرشاد .

6.سجل المرشد الطلابي .

7.دليل المرشد وبرامج التوجيه والإرشاد .

8.دليل المدرسة الإرشادي في التعامل مع بعض المشكلات .

9.استمارة معلومات عن مرشد طلابي .

التوظيف :
يتم التأكد من واقع المرشدين الحالين ومدى مناسبتهم وقيامهم بمهامهم ، لتعزيز وتطوير المناسب ، وتوجيه غير المناسب لأعمال أخرى في الوحدة التعليمية لتأمين البديل .
العمل على نقل المتميزين من المرشدين في الجهات التعليمية لوحدات المؤسسة .
انتقاء المتميزين من خرجي قسم الاجتماع وعلم النفس ودبلوم الإرشاد من الجامعات لتوظيفهم كمرشدين .
العمل على ندب أحد المشرفين في الجهات التعليمية الأخرى لمدة أسبوعين أثناء عودة المعلمين للاستفادة من خبراته في تطوير الإرشاد .
الاستفادة من طلاب التدريب الميداني تخصص اجتماع وعلم النفس ودبلوم الإرشاد في الجامعات للتطبيق في وحدات المؤسسة .
الاستفادة من خريجي برنامج التوجيه المهني ( سنتان بمعهد إعداد المتدربين سابقا ) والمتوفرين في مراكز التدريب المهني للقيام ببعض مهام الإرشاد كالإرشاد المهني.
ترشيح بعض المعلمين المتميزين كمرشدين في الوحدات التي لا يتوفر فيها تلك الوظائف .

التدريب والتطوير :
الاستفادة من البرامج التدريبية التي تعقد في إدارات ومراكز التدريب التربوي في إدارات التعليم بوزارة المعارف و التي تخص المرشدين وحجز مقاعد لهم .
الاستفادة من البرامج التدريبية الخاصة في الإرشاد والتي تعقد في كليات المعلمين أثناء عودة المعلمين .
عقد برامج خاصة للمرشدين و المدراء والوكلاء التعليميين لتوضيح مهام الإرشاد عن طريق البرامج السابقة .
عقد لقاءات دورية بين المرشدين لتبادل الخبرات .
الدعوة لتقديم بحوث واوراق عمل في مجال الإرشاد لتقديمها في اللقاءات المتخصصة .

البحوث والدراسات :
نظرا لأن الإرشاد والتوجيه يهدف إلى توجيه سلوك المتدربين ، لذا فإن إجراء بعض الاستبانات والدراسات عن مستوى الأداء للمتدربين ومدى انتشار بعض الظواهر السلوكية لديهم لمعالجتها من الأهمية بمكان ويمكن أن يتم ذلك من خلال الطرق الآتية :

أ-المرشد الطلابي في الوحدة التعليمية حسب الاستمارات الخاصة بذلك .

ب-طالب التدريب الميداني في الجامعة خلال تطبيقه في الوحدة التعليمية

ت-مراكز البحوث التربوية والرسائل الجامعية في تخصص الاجتماع وعلم النفس والإرشاد الطلابي .

ث-عن طريق مشرف الإرشاد بالإدارة في بعض الحالات التي قد يرى القيام بها مباشرة .

ج-طرح بحوث مدعومة من قبل إدارة البحوث بالمؤسسة .

الدعاية والإعلام :

1. تبني إصدار نشرة سنوية من كل وحدة تعليمية عن الإرشاد ليتم اختيار أفضلها لطباعتها وتعميمها .

2. إجراء مسابقات بين المرشدين في بحوث إرشادية يعود نفعها على العملية التعليمية ، ويمكن مكافأة المرشد المتميز بترشيحه في دورة أو غيرها من الوسائل المتاحة .

3. الاتفاق مع بعض الشركات لرعاية بعض برامج الإرشاد العامة ( راعي رسمي ) لتغطية تكلفة تلك البرامج .

4. تصميم برنامج في الحاسب الآلي يتضمن خطط وسجلات وتوجيهات المرشد الطلابي يتم تعميمه على الوحدات لتسهيل عمل المرشد .

مقترحات متفرقة :
1. يتم سد العجز من المرشدين في الوحدات التعليمية حسب خطة لمدة ثلاث سنوات يراعي فيها الأكثر احتياجا من حيث عدد المتدربين وعدم وجود مرشد في الوحدة .

2. تبني فكرة وحدة الخدمات الإرشادية بحيث يتم تنفيذها في المنطقة الغربية والرياض والشرقية لتكون مرجعا ومغذياً للإرشاد في وحدات تلك المناطق .

3. التعاون مع إدارة المناهج لطباعة ما يخص الإرشاد من نماذج وغيرها لتعميمها .

4. تفريغ ثلاث موظفين اثنان منهما متخصص في الإرشاد للقيام بالمهام السابقة .

5. تخصيص ميزانية سنوية لتنفيذ برامج الإرشاد وجولات المشرفين .

وفي الختام أسال الله التوفيق للقيام بالمهام السابقة وغيرها وأن يجعلها خالصة لوجهه الكريم .

 

إدارة صندوق الطالب الرئيسي للكليات التقنية

أهداف الصندوق:

يتمتع صندوق طلاب الكليات التقنية الرئيسي والذي صدر قرار مجلس إدارة المؤسسة العامة للتعليم الفني والتدريب المهني في جلسته السادسة والأربعين وتاريخ 17/12/1417هـ باستقلال مالي وإداري تحت إشراف مجلس إدارة الصندوق، ويرتبط مباشرة بمحافظ المؤسسة وبدأ العمل فعلياً في العام الدراسي 1418/1419هـ وذلك لتحقيق الأهداف التالية :

• تقديم الإعانات للطلاب المحتاجين على شكل مساعدات أو قروض مالية وفق القواعد التي يضعها مجلس إدارة الصندوق .
• تقديم جوائز للمتفوقين دراسياً وللمتميزين في خدماتهم الطلابية .
• المساهمة في دعم النشاطات الطلابية المختلفة للطلاب والكليات .
• المساهمة في تأمين الأجهزة والمعدات والخدمات المتعلقة بالنشاطات الطلابية .
• إقامة المشاريع الاستثمارية التي تخدم الطلاب وتنمي موارد الصندوق المالية.

ويتبع للصندوق الرئيسي خمسة وعشرون صندوقاً فرعياً في الكليات التقنية ويساهم الصندوق الرئيسي بدعمها سنوياً من خلال الدعم الذي يقدم على شكل سلفه مستديمة أو عوائد الاستثمار بالكليات وغيرها من الموارد الأخرى.

الارتباط التنظيمي:

يرتبط بالإدارة العامة لشؤون المتدربين.

مهام إدارة الصندوق

• صرف السلف المستديمة للكليات .
• دعم ومتابعة إنشاء صالات الأنشطة وتأمين أجهزة الأنشطة اللاصفية بالكليات.
• دعم الأنشطة المشتركة بين الكليات والأنشطة الدولية و دعم التوجيه والإرشاد بالكليات
• استقبال اشتراكات الطلاب والمكافآت المستردة وتنمية موارد الصندوق من خلال الاستثمار.
• التعاقد مع مراجع حسابات خارجي للصندوق والصناديق الفرعية و رفع مستوى أداء العاملين بهم
• القيام بالعمليات المحاسبية وتسجيلها في برنامج في الحاسب الآلي.
• إعداد الميزانية الختامية لحسابات الصندوق الرئيسي والصناديق الفرعية.
• تنفيذ قرارات مجلس إدارة الصندوق ومتابعتها وتطبيق اللائحة الموحدة لصناديق الطلبة بالمؤسسات التعليمية.

نماذج التحميل

إدارة الأنشطة

الهدف:

تهيئة البيئة الملائمة والتسهيلات الضرورية والذي يمكن من خلالها للمتدرب من ممارسة هواياته ونشاطه الترويحي الملائم، والذي يصقل شخصيته ويعيد له حيويته، من خلال الأنشطة المختلفة التقنية والرياضية والكشفية والثقافية والاجتماعية وغيرها من البرامج العامة.

الارتباط التنظيمي:

ترتبط بالإدارة العامة لشؤون المتدربين.

مهام إدارة الأنشطة

• الإشراف على تطبيق الخطط واللوائح الخاصة بالأنشطة المقدمة للمتدربين ، والعمل على تطويرها .
• عمل خطط البرامج المركزية والإشراف عليها .
• وضع معايير وشروط وضوابط لاختيار مشرفي النشاط.
• الإشراف على سير عمل مشرفي الأنشطة في المجالس ،ودراسة التقارير الواردة .
• تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة ،والأجهزة والمواد والأدوات ،ومتابعة توفيرها .
• تطوير مشرفي النشاط المختلفة الرياضية والثقافية والكشفية والاجتماعية والتقنية في الإدارة والوحدات التابعة للمؤسسة.
• المشاركة في الأنشطة المحلية والإقليمية والدولية ، بهدف تعزيز مكانة المؤسسة في المحافل المختلفة وتوضيح دورها التقني والمهني .
• الإشراف على بنود الإدارة المالية المتعلقة بالأنشطة.
• إعداد التقارير الختامية للأنشطة ، ورفعها إلى صاحب الصلاحية .
• التنسيق مع الجهات ذات العلاقة ، بهدف دعم وتطوير الأنشطة بالمؤسسة .

نماذج التحميل  

إدارة علاقات المتدربين

الهدف :

تأسست إدارة علاقات المتدربين في شهر جماد الأخر من عام 1423هـ، حيث كان الإشراف على التدريب التعاوني مجزأ بين إدارتي الإشراف الفني وإدارة التطوير، أما التنسيق الوظيفي فلم تكن هناك أي إدارة مسئولة عنه وتعتبر الإدارة العامة لشؤون المتدربين هي أول إدارة تختص بهذا المجال حين أنشأت إدارة علاقات المتدربين لتكون مسئولة عن التدريب التعاوني والتنسيق الوظيفي حسب الأهداف التالية:

-تنظيم سير التدريب التعاوني والحرص على إكساب المتدرب مهارة وسلوك المهنة من خلال التدريب في قطاعات العمل.

-رسم الخطط والتنسيق مع القطاع الخاص لجلب الفرص الوظيفية والاستعانة بقطاعات الدولة لتذليل تلك المهمة.

الارتباط التنظيمي:

ترتبط بالإدارة العامة لشؤون المتدربين.

المهام:

• وضع الخطط والإشراف عليها لسير التدريب التعاوني على مستوى جميع الوحدات وإستقطاب الفرص التدريبية والأخذ بعين الاعتبار ضمان وجودة ما يقدم من برامج ودورات تدريبية.
• توزيع المهام وإعداد اللوائح والتنظيمات والنماذج.
• الإشراف على تنفيذ الأهداف المرجوة ومتابعة مراحل التنفيذ بفاعلية وكفاءة وفي الوقت المحدد.
• التنسيق مع الجهات ذات العلاقة لإيجاد فرص وظيفية ملائمة لمخرجات المؤسسة

نماذج التحميل

الإدارات المساندة هي:

• الشئون المالية والإدارية
• الدعم الفني
• صحيفة تقني.

آلية مواعيد القبول (فوري+ مبدئي) بالكليات ومعاهد التدريب

أولاً:الكليات

الفصل التدريبي الأول:

• تكثيف الإعلان بالصحف المحلية وبموقع المؤسسة على شبكة الانترنت وبلوحة الإعلانات الداخلية لكل كلية ولمدة أربعة أسابيع قبل بداية فتح البوابة الالكترونية وبشكل أسبوعي
• فتح البوابة الإلكترونية قبل عودة أعضاء هيئة التدريب بثلاثة أسابيع (قبول مبدئي للكليات عن طريق الإنترنت)
• إغلاق البوابة الإلكترونية قبل يومين من عودة أعضاء هيئة التدريب (قبول مبدئي للكليات عن طريق الإنترنت)
• بدء مراجعة المتقدمين بطلب الالتحاق بعد عودة أعضاء هيئة التدريب بثلاثة أيام على أن لا تستمر مدة المراجعة أكثر من أسبوعين(قبول فوري+قبول مبدئي)
• يبدأ قبول خريجي برنامج التدريب العسكري والراغبين الالتحاق قبل مراجعة المتقدمين للكليات بـ (3) أيام
• يبدأ القبول للتدريب الموازي (المسائي) بعد الانتهاء من إجراءات القبول للتدريب الصباحي لكل كلية ويستمر حتى نهاية الأسبوع الأول من الفصل التدريبي
  
  
  
  الفصل التدريبي الثاني والصيفي:
• تكثيف الإعلان بالصحف المحلية وبموقع المؤسسة على شبكة الانترنت وبلوحة الإعلانات الداخلية لكل كلية ولمدة أربعة أسابيع قبل بداية فتح البوابة الالكترونية وبشكل أسبوعي
• فتح البوابة الإلكترونية قبل نهاية الفصل الأول بخمسة أسابيع (قبول مبدئي للكليات عن طريق الإنترنت)
• غلق البوابة الإلكترونية قبل موعد مراجعة المتدربين بخمسة أيام (قبول مبدئي للكليات عن طريق الإنترنت)
• بدء مراجعة المتقدمين بطلب الالتحاق بالكليات قبل نهاية الفصل الأول بثلاثة أسابيع على أن لا تستمر مدة المراجعة أكثر من أسبوعين(قبول فوري + قبول مبدئي)
• يبدأ قبول خريجي برنامج التدريب العسكري والراغبين الالتحاق قبل مراجعة المتقدمين للكليات التقنية بـ (3) أيام
• يبدأ التسجيل المبدئي للفصل التدريبي الصيفي في الأسبوع التاسع حسب التقويم التدريبي ويستمر حتى نهاية الأسبوع العاشر
• يبدأ التسجيل النهائي للفصل الصيفي بعد نهاية الاختبارات النهائية للفصل الثاني مباشرة.
• يبدأ التدريب الفعلي للفصل الصيفي بالكليات التقنية بعد أسبوع التسجيل مباشرة.
• ينتهي الفصل الصيفي بالكليات بعد سبعة إلى ثمانية أسابيع من تاريخ بداية التدريب الفعلي ولا تدخل من ضمنها فترتا التسجيل والاختبارات النهائية
  
  

ثانياً:معاهد التدريب الفصل التدريبي الأول والثاني:

• تكثيف الإعلان بالصحف المحلية وبموقع المؤسسة على شبكة الانترنت وبلوحة الإعلانات الداخلية لكل معهد ولمدة أربعة أسابيع
• لكل معهد تدريب تحديد آلية وإجراءات القبول للبرامج المنفذة فيه حسب الإمكانات المتاحة والبدء فيها قبل تنفيذ البرنامج بأربعة أسابيع على الأقل