تقرير بانجازات الإدارة العامة للتطوير الإداري خلال عام 1430هـ
سعت الإدارة العامة للتطوير الإداري إلى المساهمة في رفع كفاءة التشغيل في المؤسسة، فجاءت إنجازاتها على محورين أساسيين:
المحور الأول: تطوير آلية العمل في المؤسسة بشكل عام والإدارة العامة للتطوير الإداري بشكل خاص، وذلك على النحو التالي:
1/ تطوير آلية العمل في المؤسسة بشكل عام، وفي هذا الصدد قامت بما يلي:
1/1المشاركة في إعداد الخطط التنفيذية (التشغيلية) في المؤسسة.
قامت الإدارة بالتنسيق مع الإدارة العامة للتخطيط والميزانيةـ في إعداد العديد من الخطط التتنفيذية(التشغيلية) تمهيدا لعملية قياس أدائها وتلك الخطط كما يلي:
1/1/1 الخطة التنفيذية (التشغيلية) الموحدة لمجالس التدريب التقني والمهني بالمؤسسة وذلك بمشاركة من مكتب سعادة نائب المحافظ للتدريب (بنين) وعدد ( 6 ) مجالس تدريب تقني ومهني روعي في اختيارها التنوع في الحجم والإمكانات لكي تتناسب الخطط مع الواقع الميداني لجميع المجالس، كما أن هذه الخطط قد بنيت على الخطة العامة للتدريب للمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني.
1/1/2 الخطط التنفيذية (التشغيلية) لإدارات العموم في المؤسسة، و قد قدم هذا العمل في قرص مدمج (CD).
1/2 إعداد دليل مهام الهيكل التنظيمي الجديد للمؤسسة.
أنجزت الإدارة دليل مهام الهيكل التنظيمي الجديد للمؤسسة، والذي أشتمل على أهداف ومهام جميع إدارات المؤسسة وارتباطاتها التنظيمية.
1/3 مشروع تحليل الوظائف الإدارية في المؤسسة.
بدأت الإدارة في مشروع إعداد التحليل الوظيفي لجميع وظائف المؤسسة الإدارية، وذلك لموائمة هذه الوظائف مع التوجهات الإستراتجية للمؤسسة والخطة العامة للتدريب، وحتى يصار إلى تحديد الاحتياج الحقيقي كماً ونوعاً للكوادر البشرية الإدارية بالمؤسسة والعمل على رفدهم بالمهارات الضرورية لهم لأداء عملهم بكل جدارة واقتدار.
1/4 مشروع توثيق الإجراءات الإدارية.
بدأت الإدارة بتنفيذ مشروع توثيق الإجراءات الإدارية لإدارات ووحدات المؤسسة، حيث يهدف المشروع إلى توثيق إجراءات ما يقارب من ( 1000) مهمة بالمؤسسة، وذلك من أجل تشخيص الوضع الراهن وتحديد تسلسل العمليات من أجل تحسين بيئة العمل الإداري بالمؤسسة ومعالجة المعوقات التي تواجه العمل الإداري بالمؤسسة.
1/5 المشاركة في الإشراف على تنفيذ مشروع قياس الأداء.
تم تكليف الإدارة بمهام الإشراف على تنفيذ مشروع قياس الأداء بالتعاون مع الإدارة العامة لتقنية المعلومات والذي تنفذه شركة ويبرو (WIPRO) ومن المؤمل أن يقدم المشروع تطبيق لحلول الأنظمة الذكية (Business intelligence) ولوحات القياس (Dash Board) من أجل قياس الأداء في المؤسسة، كما أن من المتوقع أن يتم إنجازه في منتصف العام القادم إن شاء الله.
1/5 العمل على نشر مفهوم التطوير الإداري وتحسين الأداء والتعريف برسالة وأهداف الإدارة.
قامت الإدارة ومن منطلق الحرص على نشر ثقافة التحسين والتطوير في المؤسسة والتعريف برسالة وأهداف المؤسسة لأكبر قدر ممكن من مسئولي ومنسوبي المؤسسةـ فقد نفذت الإدارة عدد (5) لقاءات تعريفية شملت نواب معالي المحافظ ومدراء العموم ورؤساء المجالس وعمداء الكليات ومدراء المعاهد الصناعية، حيث تم تقديم تلك العروض ضمن لقاءات رسمية نظمتها المؤسسة في كل من الرياض، وحائل،و بريده.
2/ تطوير آلية العمل في الإدارة العامة للتطوير الإداري بشكل خاص، وفي هذا الصدد قامت بما يلي:
2/1 أتمتة إجراءات عمل الإدارة العامة للتطوير الإداري.
نظراً لأهمية استخدام التقنية في تطوير أساليب العمل ورفع كفاءة وجودة الأداء، فقد قامت الإدارة بالتعاون مع الإدارة العامة لتقنية المعلومات بإنشاء نظام آلي لميكنة إجراءات عمل الإدارة العامة للتطوير الإداري، وسيتم قريباً إن شاء الله تعالى البدء باستقبال جميع طلبات الخدمات التي تقدمها الإدارة آلياًَ عن طريق النظام.
2/2 تشغيل النظام الآلي للترشيح على البرامج التدريبية التي تقدمها الإدارة للموظفين الإداريين.
قامت الإدارة بالتعاون مع الإدارة العامة لتقنية المعلومات بتشغيل النظام الآلي لاستقبال طلبات الترشيح على البرامج التدريبية التي تقدمها الإدارة، وقد لاقى تشغيل النظام إقبال ممتاز من الموظفين الإداريين حيث بلغ إجمالي عدد طلبات الترشيح إلى حوالي (6200) طلب.
2/3 إعادة بناء هيكل القوى البشرية في الإدارة العامة للتطوير الإداري.
قامت الإدارة باستقطاب عدد من الكفاءات الموجودة في المؤسسة للعمل بالإدارة وتم التركيز على الكفاءات ذات التخصصات المطلوبة للمرحلة الراهنة لعملية التطوير وقد شملت هذه التخصصات : أخصائي إحصائي وقياس، وأخصائي علوم حاسب، وأخصائي تقنية نظم معلومات، بالإضافة إلى إلحاق أحد منسوبيها في دبلوم إدارة الموارد البشرية المنفذ في الغرفة التجارية بالرياض.
المحور الثاني: تنمية مهارات ومعارف منسوبي المؤسسة، وتم فيه الإنجازات التالية:
1/ إلحاق عدد من الموظفين الإداريين بالمؤسسة ببرامج معهد الإدارة العامة.
قامت الإدارة بترشيح وإلحاق عدد (619) إداري وإدارية من منسوبي المؤسسة ببرامج معهد الإدارة العامة، وقد روعي في المرشحين مناسبة البرامج لمهام وظائفهم، ومن العدد الاحتياطي المتوقع قبولهم حسب إمكانية المعهد (200) متدرب.
2/ إلحاق عدد من الموظفين الإداريين بالمؤسسة في دورات تخصصية في داخل المملكة وخارجها.
قامت الإدارة بإلحاق عدد (107) موظفا إداريا في دورات تدريبية تخصصية في داخل المملكة وخارجها. في مجال المحاسبة والمراقبة، والموارد البشرية، والاتصال الإنساني، والحاسب الآلي، والأعمال المكتبية، والدعم الفني والإلكتروني، والتمريض.
3/ تنفيذ عدد من البرامج التدريبية للموظفين الإداريين.
قامت الإدارة بتنفيذ عدد ( 6 ) برامج تدريبية موجهة للموظفين الإداريين في المؤسسة وقد نفذت عدد (5) برامج في مدينة الطائف وبرنامج واحد في مدينة الرياض وقد بلغ إجمالي الموظفين الملتحقين بهذه البرامج (163) موظفاً.
4/ تنفيذ عدد من البرامج التدريبية للموظفين الإداريين داخل الوحدات التدريبية بالتنسيق مع المجالس.
قامت الإدارة بمتابعة إنجاز (53) برنامجا تدريبيا داخل الوحدات التدريبية بالتنسيق مع المجالس التابعة لها، وقد استفاد من هذه الدورات (689)، وجميع هذه الدورات تم إجازتها من لجنة التدريب و الإبتعاث.
5/ إنهاء طلبات إكمال الدراسة لعدد من الموظفين الإداريين بالمؤسسة.
قامت الإدارة بدراسة عدد كبير من طلبات إكمال الدراسة لمراحل الماجستير والبكالوريوس والدبلوم وقد وافقت لجنة التدريب والابتعاث على طلبات ( 20 ) موظفاً.
6/ المساهمة في إعداد لائحة ضوابط الدراسة بنظامي الانتساب والموازي للموظفين الإداريين.
قامت الإدارة بالاشتراك مع مدير عام الشؤون الإدارية والمالية ومدير الإدارة القانونية، بوضع لائحة تنظيمية لدراسة وتدريب الموظفين الإداريين بنظامي الانتساب، والموازي، بالداخل لمرحلتي البكالوريوس و الماجستير، وتم رفعها إلى لجنة التدريب و الابتعاث للاعتماد.
7/ تصميم وتنفيذ عدد من الحقائب التدريبية.
قامت الإدارة بتصميم عدد من الحقائب التدريبية وذلك من أجل تقديم برامج تدريبية تخصصية للموظفين الإداريين في المؤسسة، وقد روعي في تصميم هذه الحقائب إكساب المشاركين المهارات اللازمة لمشاريع التطوير والتحسين في المؤسسة وخدمة تطبيق الخطة العامة للتدريب في المؤسسة.